Proforma a Zálohová Faktura: Klíč k Plynulému Podnikání a Finančnímu Klidu

Ve světě podnikání se často setkáváme s nejrůznějšími dokumenty a termíny, které mohou být pro začínající, ale i zkušené podnikatele matoucí. Mezi takové pojmy bezesporu patří proforma faktura a zálohová faktura. Ačkoliv se někdy používají jako synonyma, mají své specifické nuance a plní odlišné, přesto klíčové funkce. Pojďme si je detailněji rozebrat a pochopit, proč jsou pro vaše podnikání tak důležité.

Co je proforma faktura a kdy ji využít?

Proforma faktura je v podstatě předběžná faktura nebo cenová nabídka, která slouží jako výzva k úhradě celé částky před dodáním zboží nebo poskytnutím služby. Nejedná se o účetní ani daňový doklad, ale spíše o informativní dokument, který stanovuje podmínky platby a očekávanou hodnotu transakce.

Typické scénáře využití proforma faktury:

• Předplatné služeb a zboží: Klasickým příkladem je předplatné časopisů, streamovacích služeb nebo softwarových licencí, kde je platba vyžadována předem za celé období.
• Dlouhodobé projekty s platbou předem: U některých projektů, zejména v oblasti IT, marketingu nebo výroby na zakázku, může dodavatel vyžadovat celou platbu před zahájením prací.
• Mezinárodní obchod: Proforma faktury jsou neocenitelné v mezinárodním obchodě, kde slouží jako podklad pro celní prohlášení, pomáhají s importními a exportními procedurami a zajišťují plynulý průchod zboží přes hranice. Usnadňují komunikaci o ceně a specifikaci zboží před samotnou expedicí.

Jejím primárním účelem je tedy informovat zákazníka o konečné ceně a platebních údajích, aby mohl provést úhradu, aniž by podnikateli vznikala ihned daňová povinnost.

Co je zálohová faktura a proč ji vystavit?

Na rozdíl od proforma faktury, zálohová faktura (někdy též označovaná jako "zálohovka") požaduje úhradu pouze části celkové částky, tedy zálohy. Tato záloha slouží jako jistina nebo částečná platba před dokončením služby či dodáním zboží. I zálohová faktura je neúčetním dokladem a má především informativní charakter.

Kdy je zálohová faktura vaší záchranou?

• Služby vyžadující rezervaci: Představte si hotel, kadeřníka nebo poradce. Pokud zákazník na poslední chvíli zruší rezervaci bez zálohy, přicházíte o potenciální zisk. Záloha minimalizuje toto riziko.
• Zakázková výroba a služby na míru: Šití obleku, výroba nábytku, komplexní školení nebo vývoj specifického softwaru. Tyto projekty vyžadují značné investice času a zdrojů předem. Záloha kryje část těchto nákladů a zajišťuje závazek klienta.
• Velké objednávky s rizikem odstoupení: U větších obchodů, kde hrozí, že zákazník od zakázky odstoupí, vám záloha poskytne alespoň částečnou kompenzaci za vynaložené úsilí.

Zálohová faktura je tedy skvělým nástrojem pro řízení cash flow a snížení rizika u zakázek, kde je nutné vynaložit prostředky či úsilí ještě před finální platbou.

Klíčový rozdíl: Proforma vs. Zálohová Faktura

Ačkoliv se oba typy faktur používají pro platby předem a nejsou účetními doklady, hlavní rozdíl spočívá v rozsahu požadované platby:

• Proforma faktura: Požaduje úhradu celé částky předem.
• Zálohová faktura: Požaduje úhradu části celkové částky, tedy zálohy.

V praxi se můžete setkat s jejich volným zaměňováním, ale pro vaše interní procesy a jasnou komunikaci se zákazníkem je dobré tento rozdíl respektovat.

Proč jsou proforma a zálohová faktura tak důležité? Účetní a daňové souvislosti

Jedním z nejdůležitějších aspektů těchto dokumentů je jejich role v účetnictví a pro plátce DPH. Je naprosto klíčové si uvědomit, že:

Ani proforma faktura, ani zálohová faktura nejsou účetními ani daňovými doklady.

Slouží pouze jako výzva k platbě. To znamená, že po obdržení platby je podnikatel povinen vystavit řádný daňový doklad.

Výhody pro plátce DPH: Konec platby daně "ze svého"

Pro plátce DPH představují proforma a zálohové faktury obrovskou výhodu. Vysvětlíme si to na praktickém příkladu:

Představte si truhlářství, které je plátcem DPH. Klient si objedná nábytek na míru v hodnotě 50 000 Kč. Kdyby truhlářství vystavilo rovnou řádnou fakturu, vznikl by mu okamžitě výnos 50 000 Kč a s ním i povinnost odvést DPH státu (cca 8 700 Kč při 21% sazbě), i když peníze od klienta ještě neobdrželo. Muselo by tak DPH zaplatit "ze svého".

Pokud však truhlářství vystaví proforma nebo zálohovou fakturu, povinnost odvést DPH mu zatím nevznikne. DPH totiž vzniká až v momentě přijetí platby (u vybraných plnění) nebo vystavení daňového dokladu. Teprve až klient zaplatí na základě proforma/zálohové faktury, truhlářství vystaví buď daňový doklad k přijaté platbě nebo vyúčtovací fakturu (která již je daňovým dokladem). DPH pak zaplatí z peněz, které už má od klienta.

Jednodušší storno a změny

Další významnou výhodou je zjednodušení administrativy v případě zrušení zakázky. Pokud by truhlářství z našeho příkladu vystavilo řádnou fakturu a klient později zakázku zrušil, muselo by truhlářství vystavit opravný daňový doklad a případně opravovat již podané přiznání k DPH. Je to zdlouhavé a komplikované.

Kdyby však truhlářství vystavilo pouze proforma nebo zálohovou fakturu a klient zakázku zrušil, nic se neděje. Dokument nevstoupil do účetnictví ani do žádného daňového přiznání, a proto není potřeba nic složitě opravovat. Jednoduše se původní proforma/zálohová faktura stornuje a věc je vyřízena.

Co musí proforma a zálohová faktura obsahovat? Náležitosti

Vzhledem k tomu, že zákon tyto typy faktur přímo neupravuje, jejich náležitosti nejsou pevně stanoveny. Nicméně, aby plnily svůj informativní účel a byly srozumitelné, měly by vždy obsahovat klíčové údaje:

• Jasné označení dokumentu: Například "Proforma faktura" nebo "Zálohová faktura".
• Identifikační údaje dodavatele i odběratele: Název firmy, IČO, DIČ (pokud je), adresa.
• Datum vystavení.
• Číslo proforma/zálohové faktury: Důležité je mít pro tyto faktury vlastní číselnou řadu, která se nekříží s řadou řádných účetních faktur.
• Popis zboží nebo služby: Za co je platba požadována.
• Částka k úhradě: Přesná částka, ideálně včetně rozdělení na základ a DPH (pokud jste plátce, byť se DPH odvádí až z následného daňového dokladu).
• Platební údaje: Číslo účtu, variabilní symbol, specifický symbol (pokud je potřeba), konstantní symbol.
• Datum splatnosti.

Cílem je poskytnout zákazníkovi veškeré informace potřebné k bezproblémové úhradě.

Praktické scénáře využití a rady pro podnikatele

Kromě výše zmíněných situací se proforma a zálohové faktury osvědčují i v dalších případech:

• Nastavení očekávání u nových obchodních vztahů: Při prvních obchodech s novým klientem může proforma faktura pomoci nastavit jasná očekávání ohledně ceny a podmínek, čímž se buduje důvěra a předchází nedorozuměním.
• Složité nebo vícefázové transakce: Pro obchody s mnoha položkami nebo s platbou rozdělenou do několika fází může proforma faktura poskytnout detailní přehled o nákladech jednotlivých fází.
• Doprava a logistika: V mezinárodní přepravě se proforma faktura často používá k deklaraci hodnoty zboží pro celní účely, aniž by se jednalo o finální prodejní fakturu.

Pamatujte, že ačkoliv nemají přímou právní váhu finální faktury, jejich význam v obchodním procesu je obrovský. Poskytují jasný rámec pro očekávané transakce, snižují riziko nedorozumění a jsou klíčovým nástrojem pro efektivní řízení cash flow a daňových povinností.

Závěr: Proaktivní přístup k financím

Proforma a zálohové faktury jsou více než jen "papíry". Jsou to strategické nástroje, které vám umožní lépe plánovat vaše finance, minimalizovat rizika a udržovat transparentní vztahy se zákazníky. Jejich správné používání svědčí o vaší profesionalitě a proaktivním přístupu k řízení podnikání. Nebojte se je do svých procesů začlenit a využijte jejich potenciálu naplno pro stabilnější a klidnější podnikání.